Quando si pensa alla comunicazione, di questi tempi troppo spesso si pensa a siti e social media o a strumenti evergreen, seppure oggi sempre più diffusi in formato digitale, come cataloghi e brochure. In realtà, anche le presentazioni sono uno strumento che le aziende usano sempre più di frequente, una parte importante della vita quotidiana lavorativa. A prescindere dal settore, ci si trova sempre più spesso a preparare presentazioni in PowerPoint o simili.
Tuttavia, non basta scrivere un po’ di testo e aggiungere delle immagini per creare una presentazione efficace. C’è molto lavoro dietro a ogni presentazione, e spesso dietro a una presentazione di 30 minuti ci saranno 3 o 4 ore (almeno) di lavoro. Questo lavoro preliminare è essenziale per far sì che la presentazione sia dinamica e memorabile.
Ecco quindi 5 consigli per scrivere una presentazione efficace e che catturi l’attenzione.
1. Semplice è meglio
Viviamo in un’epoca piena di distrazioni, così questo consiglio è più importante che mai. Affinché la presentazione sia efficace, devi innazitutto far sì che sia semplice e focalizzata. Il pubblico dovrebbe essere in grado di capire il messaggio principale della presentazione presto e facilmente. Evita di sovraffollare ogni slide con troppe informazioni e mantieni il focus sui concetti principali che vuoi passare. Invece di copiare tanto testo, sottolinea i punti salienti.
Ricorda: non vuoi che il pubblico legga le slide ma che ti ascolti. Le slide devono aiutarli a farlo. Li devono aiutare a non perdere il filo del discorso, e in questo senso le slide devono anche aiutare te a non perderti.
Usa un font chiaro e leggibile, in una dimensione che lo renda facile da leggere anche a distanza (pensa sempre a quelli seduti in fondo alla sala, quelli che più di tutti devono sforzare gli occhi). Inoltre, limita l’uso dei colori nella presentazione per non distrarre il pubblico. Limitati a una combinazione di colori semplici e usala in modo coerente durante la presentazione. Ed evita troppe transizioni e animazioni: rischiano di stancare presto e di distrarre.
2. Usa immagini e grafici
Gli elementi grafici sono molto importanti per passare un messaggio. Sono uno strumento potente per catturare l’attenzione e passare un concetto in modo facile da capire e ricordare – ovviamente a patto che si scelga l’immagine giusta.
Scegli immagini di altà qualità che siano coerenti con l’argomento e supportino il messaggio che stai cercando di passare. Alcune buone fonti di immagini sono siti come Pixabay o Unsplash (ricordati di citare gli autori di ciascuna immagine).
Usa tabelle e grafici per mostrare date e statistiche in un modo facile da comprendere (in altre parole, non affollare le slide di numeri che nessuno sarà in grado di leggere ma sottolinea i dati rilevanti e che confermano quanto sostieni). E resisti alla tentazione di copiare una tabella così come è, da un’altra fonte, per quanto credibile: cerca invece di rielaborare i dati così che anche i grafici siano coerenti graficamente con il resto della presentazione.
3. Lavora sulla struttura così che il flusso scorra bene
Il terzo consiglio per creare una presentazione efficace è di lavorare sulla struttura così che il flusso scorra bene. Un po’ come per la trama di un film. Puoi anche usare elementi degli grafici per aiutare il pubblico a capire in quale punto della presentazione ci troviamo (ad esempio mostrando un indice iniziale con gli argomenti, cambiando un colore per ogni sezione, o mostrando il progresso della presentazione con una barra).
E parlando di struttura e narrativa, non dimenticare di usare esempi e aneddoti: aiutano a esemplificare i concetti chiave e a memorizzarli.
4 Focalizzati sul tuo pubblico
Capire il pubblico è un altro elemento fondamentale per presentare in modo efficace e coinvolgente.
Comincia proprio domandandoti chi sia il tuo pubblico e quali interessi, bisogni e aspettative abbia. Qual è il background? I tuoi spettatori hanno già familiarità con l’argomento oppure no? E’ sempre bene adattare la presentazione al livello di preparazione del pubblico. Usa un linguaggio, una terminologia ed esempi che il tuo pubblico possa capire e con cui possa relazionarsi, e sottolinea i benefici e la rilevanza della tua presentazione.
Coinvolgi il pubblico durante la presentazione. Incoraggia i partecipanti a fare domande (in base alla lunghezza della presentazione puoi suggerire di fare domande durante la presentazione o alla fine), a commentare e partecipare alla discussione. Questo aiuta a rendere la presentazione più interattiva e coinvolgente. Metto il pubblico al quarto punto di questa lista non perché sia meno importante dei punti precedenti, ma perché la stessa presentazione – in termini di contenuti e struttura – può essere adattata a pubblici diversi.
5. Prova e prova ancora
Il quinto e ultimo consiglio per una presentazione efficace è di fare pratica e di provare la presentazione prima dell’evento. Provare a presentare il materiale prima ti darà sicurezza e ti aiuterà a sentirti più a tuo agio. Sarà anche un ottimo test per identificare eventuali parti che vanno migliorate.
Prova la presentazione davanti allo specchio, registrati o prova a presentare davanti a un piccolo gruppo di colleghi chiedendo i loro feedback. Prova la presentazione più volte finché non ti senti a tuo agio con il materiale e con le tue capacità di presentarlo.
In conclusione, fai in modo che la presentazione sia semplice e focalizzata, usa immagini che la rendono accattivante, lavora sulla struttura dei contenuti così che il flusso scorra facilmente, adatta la presentazione al tuo pubblico, e anche durante la presentazione stessa, ricorda di coinvolgere le persone che ti ascoltano. Per finire: esercitati, esercitati, esercitati!
Foto de Alex Litvin en Unsplash